Secteur d’activité : Unité pédagogique de la Maison de Solenn
Lieu : Paris 14ème Maison de Solenn Statut : Non cadre Contrat : CDI
Expérience : 3 ans d’expérience dans le milieu hospitalier souhaitée avec un intérêt pour le travail auprès des adolescents
Rémunération : selon expérience
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Activités principales
- Accueil téléphonique des familles
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques et des courriels
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
- Prises de rendez-vous, tenue de l’agenda de la Directrice.
- Accueil des RDV des ados
- Récupération des dossiers scolaires et des emplois du temps
- Reproduction l’emploi du temps hebdomadaire des cours, avec mise à jour quotidienne et transmission aux partenaires :
- l’Ecole à l’Hôpital,
- les soignants
- les internes
- Participation à la coordination avec la responsable de l’Association de l’Ecole à l’Hôpital
- Accueil des professeurs de l’Ecole à l’Hôpital (23 personnes)
- Préparation des dossiers pour les réunions
- Accompagnement des parents dans la constitution de dossiers scolaires spécifiques (aménagements pour le BAC …)
- Assistance pédagogique pour les événements particuliers (parcoursup …) et le travail scolaire si besoin
- Reproduction de documents, création de documents et PowerPoint des conférences, …
- Veille sur les sujets concernant la scolarité
- Classement et archivage des documents : courriers, notes, compte-rendu, décisions
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Savoir-faire requis
- Utiliser des outils informatiques : logiciels Word, Excel, Charlemagne, PowerPoint
- Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes
- Organiser et prioriser les activités du secrétariat
- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez-vous, de visites de la Directrice des études
- S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés
- Renseigner les interlocuteurs sur les questions récurrentes
- Travailler en équipe
Relations professionnelles les plus fréquentes
- La Directrice des études, personnel hospitalier
- Les parents, les professeurs, les élèves
- Association l’Ecole à l’Hôpital
Expériences et connaissances
- Bureautique
- Techniques de secrétariat
- Techniques d’accueil physique et téléphonique
- Adaptabilité
- Intérêt du travail avec les adolescents
Pour envoyer votre candidature :
Vous pouvez envoyer un mail avec votre CV et votre lettre de motivation à l’adresse suivante : recrutement@fondationhopitaux.fr